De gestión 100 % manual a asignación automática de leads en segundos

LETBE Motos es una importadora de motos desde China con varias marcas y sin tiendas propias. Opera mediante acuerdos con tiendas multimarca en toda España. No existía ningún sistema de gestión de leads: cada contacto que llegaba (web o redes) se revisaba manualmente para identificar la zona del lead, localizar la tienda asociada más cercana y avisar por teléfono al comercial correspondiente.

Ese proceso manual generaba cuellos de botella y una mala experiencia tanto para los leads como para el equipo comercial. Además, quien se encargaba de esta gestión era el responsable de marketing y diseño gráfico del grupo, cuyo día a día terminaba absorbido por esta tarea en lugar de dedicarse a su rol real.

Se estudiaron las dos vías de entrada de leads —formulario web (vía webhook) y formularios de Facebook / Meta Ads— para unificar datos que llegaban en formatos distintos. A partir de ahí se diseñó un flujo de asignación automática basado en la proximidad geográfica entre el lead y la red de tiendas / comerciales.

Automatización construida en n8n que orquesta todo el ciclo del lead, desde la entrada hasta el CRM:

• Centraliza ambas fuentes de leads y normaliza los datos a un mismo formato.
• Cruza el código postal / lat-long del lead con la ubicación de las tiendas (usando OSRM) para asignar automáticamente la tienda más cercana.
• Notifica al lead la tienda correspondiente, con las fechas disponibles para la prueba presencial.
• Notifica al comercial el nuevo lead asignado.
• Se integra con el CRM GoHighLevel, gestionando estados (sin contactar, contactado, rechazado sin visita, visita realizada, compra, etc.).
• Envía automáticamente cada mañana a las 7:00 un correo a cada comercial con el listado de nuevos leads.